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視頻會議系統十分重要，但卻經常出各種問題影響使用者的體驗，信息中心主任和辦公室主任很容易因此而遭受批評，如何才能把住視頻會議系統建設的關？
一、視頻會議系統為什么重要？
視頻會議系統是中高管最常用的兩個系統之一。借助視頻會議系統，可以隨時把遠在天邊的參會人員叫到當面進行溝通，而不必受限于地理位置。隨著多地辦公、甚至國外設立機構，視頻會議的重要性會進一步顯現。即使在同一工作區域，開展大面積培訓、會議時，也可以不受會議室大小限制系統將多個小會議室甚至辦公室拼起來實現，這對缺少大會議室的單位來講也會十分方便。視頻會議系統自身帶的錄音錄像功能，也能夠快速實現培訓、領導講話的重要內容快速錄制，而不必用經過專業攝像機先拍攝后處理的緩慢過程。所以，有了視頻會議系統，價值是非常大的。
二、視頻會議系統容易出什么問題？根源是什么？如何解決
視頻會議系統，與OA、網站、郵箱等系統相比，實時性要求非常高，系統允許的中斷時間是非常短的，短到中斷幾秒種就能明顯感覺到，而不象一般系統停半天也沒有大的問題（實時性強的生產系統除外）。一旦系統中斷，上半句還正常溝通，下半句就中斷了，體驗感將會非常差。總結起來，視頻會議系統最要命的問題有：
1、網絡問題引起的中斷、卡頓。網絡問題是視頻會議最易出問題的地方，以致于系統中斷時使用者可能毫不猶豫說網斷了。實際上除非專門建設高品質的網絡環境，否則一般情況下網絡都是斷斷續續、時好時壞的，只不過對網絡實時性和品質要求不高的場合下不易覺察而已。信息系統中網絡，類似于交通中的道路，造成道路不暢的原因很多，比如道路過窄、道路不平、車輛過多、出現車禍、交通指令不合理、行人橫穿馬路等，網絡也有類似的問題，網絡帶寬不足（100M帶寬有的單位支撐2000人用，有的單位卻只支撐幾十人用，人均帶寬完全不是一個量級，有些還開了非常多的無線網點WIFI）、突然大帶寬占用（比如下載大文件、看電影等）、網絡中有病毒（大量發包、攻擊網點、堵塞網絡）等問題。要想解決上述問題，網絡的品質管理非常重要，帶寬擴容、防病毒木馬、控制大流量應用等是必須的，不能象修好馬路不管控隨意開車那樣管理網絡。
2、工作人員操作不當引起的簡單失誤。視頻會議的操作者多是會議服務員，與傳統的端菜倒水服務員相比，使用視頻會議系統的服務員個人能力要求增加。服務員又是經常性更換的崗位，新人未經培訓考試上崗，也帶來了很大的隱患，甚至犯一些低級錯誤，比如設備電源未開啟、調音設備調錯、未會前試音、知識前后任轉移遺漏。解決此類問題的關鍵，是會議服務員選聘、培訓、考評環節不可以按端茶倒水服務員的標準進行，會騎自行車的人開不了汽車。
3、系統的外部設備故障引起問題。相比而言，只用電腦或手機終端即可滿足開會需要、不需要接入會議音響系統的視頻會議，一般都質量較好，但多地會議室功放音響系統一旦接入，系統的復雜程度將大幅增加，需要當地的有線與無線配合，需要當地與遠程配合，需要多方遠程配合，易于出現各種莫名其妙的奇怪問題。如果會議室設備利舊，過于滿足一個會議室當地會議的應用場景，在滿足多個會議室多方配合之中等于提高了標準門檻，達不到使用標準、易出問題就太正常了。投影儀點不亮導致視頻會議開成音頻會議，投影儀效果差導致畫面色彩、清晰程度可能均出問題，都會讓人歸結為視頻會議出了問題，而投影儀有可能不是視頻會議的管理方負責的。視頻會議專用電腦嚴重陳舊、故障頻發而無人更新。要解決這類問題，就應該把視頻會議軟件、硬件、服務打包，交給盡可能少的供方，要求使用效果即可。
4、使用場景未提前溝通引起會前混亂。培訓時，老師可能出于保密要求而不能提供PPT，這會導致原先計劃的上傳PPT到系統的計劃打亂，用攝像頭拍攝投影畫面的應急方案準備的投用則需要找設備和調試時間。用桌面級會議來支撐大會，尤其是支撐晚會之類的轉播對清晰度和連貫性要求都高的情況下，會導致轉播出去的視頻和音響效果一般。臨時要求開視頻會議，加上特殊要求，也會導致混亂。臨期要求播放視頻文件，對于不支持遠程同步視頻播放的系統而言，也是災難性的。為解決上述問題，必須會前對應用的場景進行仔細溝通確認和充分準備，以免理解上的偏差引起準備上的不足，引發更長時間的時間耽誤。
三、采購視頻會議系統應該提什么要求？
既然視頻會議系統如此重要，那么在選擇時就十分重要。無論供方的銷售人員介紹得多好，關鍵的一條是業績案例，包括有多少類似場景的案例以及用戶評價，畢竟大量的真實場景考驗、眾多的失敗案例改進，是系統好用的基本條件，誰都不愿意當小白鼠。除業績之外，還應該提出什么技術要求呢？
（1）網絡要求：在網絡帶寬達到2M的情況下，視頻會議系統平臺能夠達到高清視頻效果720p。在網絡狀態抖動的情況下，視頻會議平臺能夠自適應調整視頻清晰效果，聲音必須連續穩定，保證會議的連續，即網絡帶寬的自適應能力強。能夠滿足移動電話、固定電話撥入或接聽參加會議。如果未清晰的提出，可能采購的視頻會議系統要求帶寬很大而現有網絡無法支撐，圖像卡頓或降低清晰程度開會就難免了。
（2）兼容能力：與現有音視頻設備兼容能力。能夠方便的在現有視頻會議室進行安裝，不需要另行升級或更新現有的視頻會議室的電腦、操作系統、音視頻設備等，保證現有的視頻系統能夠正常使用。能與常見的硬件視頻會議設備（如寶利通、思科、華為等）音視頻互聯互通。能支持多平臺及設備，包括Windows、Mac OS平臺以及IOS（iPad/iPhone）、安卓移動設備，其中Windows系統能夠支持Windows XP、Win7、Win10系統，支持IE、Chrome等主流瀏覽器，且主流瀏覽器IE兼容包括6.0及以上版本。 如果未明確提出，有可能在某個場景下無法使用本系統。
（3）國際會議：能夠滿足國際化會議召開需要，包括系統功能和網絡傳送能力。國際間鏈路的保障由視頻會議系統云平臺提供，客戶不提供國際鏈路或國際鏈路費用。客戶端支持多語言版本，中英文支持為必備功能。如果未提出，國際間很差的網絡質量，無法支撐正常的視頻會議，而拉專線則周期漫長、有高昂的費用，甚至比視頻會議系統還貴。
（4）會議資料：能夠在系統內共享文檔、音視頻短片等。視頻會議系統除支持視頻、音頻互通之外，也能夠支持遠程 PPT、媒體文件、PDF、Word、Excel等播放。 如果未提出，一般放PPT、Office文檔問題不大，但能不能放音視頻則不一定。
（5）系統性能：視頻會議效果的持續穩定清晰。各會場能夠清晰地聽到各會場聲音、看到各會場圖像（包括攝像頭取的會場實景、共享的文檔與音視頻資料），沒有聲音圖像斷斷續續、卡、掉線等現象。此為應用效果的基本要求。
（6）會議錄制：能夠支持會議過程中本地化錄制、播放。若無此功能，則培訓后無法再看培訓，除非事先有攝像機拍攝。
（7）會議邀請：能夠支持多種方式的會議邀請（郵件、手機短信方式為必備）；郵件會議邀請正文必須包括中/英文兩種語言。有涉外的機構與單位使用系統，英文版很重要。
（8）會議模式：能夠支持即時性會議、預約性會議、周期性預約會議的設定操作，便于會議管理根據需要安排會議。
（9）會議容量：系統能夠同時滿足多個會議、每個會議多方同時召開。
（10）簡單易學：能夠滿足會議服務員熟悉掌握使用，盡可以減少操作的復雜性，盡量少的調節功能；會議管理人員能夠通過PC/移動客戶端上進行會議操作控制，如：權限移交、全體靜音/接觸靜音、會議鎖門、移除與會者等操作；
（11）易于擴容：能夠方便的增加會議客戶端和并發用戶點數，進行平滑擴容，而不需要進行視頻會議系統整體擴容。
（12）安全要求：視頻會議平臺必須具備安全保密機制，確保會議的召開不受非法監聽、錄制而造成泄密，具備規范的、安全可靠的通訊加密機制。能夠提供支持會議自定義密碼設置，僅掌握密碼的人員才可以加入，支持終端入會密碼設置。視頻會議平臺不能對召開的所有會議，在其視頻會議平臺端保留任何數據，即不能保留會議痕跡。
（13）服務要求：視頻會議平臺的日常服務，需要本地有常駐技術工程師，保證重要會議及會議故障時能夠現場支持,每年不能少于10次；視頻會議平臺能夠提供7x24小時的電話服務支持，且指定至少兩名技術工程師提供服務，技術支持工程師變更時必須提前兩周時間通知變更。視頻會議平臺的服務端升級、改造由平臺提供商方負責，除租賃費外無其他費用，且不能由于服務端升級，導致已使用的終端設備或者軟件客戶端無法兼容使用。視頻會議服務端的升級或者檢修維修，必須提前通知，并且升級過程不能影響會議的召開。
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